Hausverwaltung


3 Säulen einer erfolgreichen Verwaltung bei GroSe Immobilien

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Hausverwaltung früher und heute?


Im Regelfall reduzierte sich die Hausverwaltung auf nackte Nebenkostenabrechnung. Im Falle des fremdvermieteten Wohneigentums lieferte diese Nebenkostenabrechnung die Grundlage für das anschließende ordnungsgemäße Ausfüllen der „Anlage V“ (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung), die einen festen Bestandteil der jährlich beim Finanzamt einzureichenden Einkommensteuererklärung bildete. Damit erschöpfte sich auch der Umfang der Dienstleistung Hausverwaltung.

„Für läppische 15,00 Mack, bei Gewerbeeinheiten 25,00 Mack“, sagten die Hausverwalter. „Viel zu viel!“, konstatierten einst die Eigentümer der vermieteten bzw. verpachteten Immobilien. Doch, seien wir ganz ehrlich, war diese Dienstleistung auch mehr als das wert gewesen? Der Hausverwalter besichtigte das verwaltete Wohneigentum zum Teil überhaupt nicht, denn er ließ sich vom Eigentümer die Daten über den Energieverbrauch und die diversen Versicherungsabrechnungen geben und pflegte alle damit verbundenen Zahlen in seine Abrechnungen ein. Eine Objektbesichtigung erschien als nicht in jedem Fall notwendig.

Ein wenig anders gestaltete sich die Situation beim Geschosswohnungsbau. Da hatte es der Hausverwalter mit mehreren Wohnungseigentümern zu tun. In solchen Fällen stand alljährlich die Eigentümerversammlung an. Auf diese Sitzung musste sich der Hausverwalter in der Tat gut vorbereiten, denn er musste (im Idealfall) vor allen Eigentümern seine Position mehr oder weniger erfolgreich verteidigen (im wahrsten Sinne des Wortes). Selbst für den Fall, dass seine Dienstleistung die technische Betreuung des Wohnobjektes umfasste, reichte es in den meisten Schadenfällen aus, die entsprechenden Handwerker per Telefon zuzuschalten und den Schadenfall fernmündlich zu regulieren. Eine Vor-Ort-Besichtigung ließ sich auch dann regelmäßig erfolgreich umgehen.

Legen wir einige Pressemeldungen der letzten zwei Jahre zugrunde, stellen wir fest, dass Hausverwaltung heute als eine Dienstleistung verstanden wird, die sich einerseits sehr umfangreich gestaltet, andererseits als Markt überreguliert anmutet.

Sehr wohl verliert eine Immobilie in einer guten Lage ihren Wert nicht. Doch gibt der Verfasser dieser Abhandlung zu denken: Die Bahnhöfe der Eisenbahnen befinden sich im Regelfall in innerstädtischen zentralen Lagen. Was ist bspw. mit den Lagen auf der Rückseite von Bahnhöfen im Kern selbst mittlerer und großer deutscher Städte (etwa Südseite des Hauptbahnhofs in Hamburg oder auch Mannheim)? Irgendwann nimmt sich die Stadtverwaltung vor, diese brach gelegenen zentralen Lagen aufzupeppen und nimmt dafür viel bis sehr viel Geld in die Hand. Nach solchen Sanierungsmaßnahmen entstehen mitunter sehr werthaltige Wohn- und Geschäftsviertel. Doch lautet die Frage recht nüchtern: Was war mit diesen Lagen vor den Sanierungsmaßnahmen? Zentral waren sie schon immer, aber nicht werthaltig. Dies bedeutet in der Folge, dass die Eigentümer der betroffenen Immobilien Objekte in ihrem Portfolio hatten, welche in Toplagen standen, von diesen Lagen jedoch niemals hatten profitieren können. Nach Abschluss der Sanierungsmaßnahmen stand es ganz anders um diese Standorte. Diese Tatsache ist der Beweis dafür, dass das Management einer Immobilie einen ganz entscheidenden Beitrag dafür leistet, inwiefern der Eigentümer einer Immobilie auf seine Kosten kommt oder nicht.

Es ist unumstritten, dass die Immobilienbranche ein nahezu unendlich großer Markt ist. Das sachkundige Management von Immobilien ist, unabhängig von unvermeidbaren konjunkturellen Schwankungen, dauerhaft erforderlich.

Als Haus- und Grundstücksverwalterin wird GroSe-Immobilien insbesondere im Auftrag von Eigentümern rund um die kaufmännische und organisatorische Verwaltung von Mietwohnungen, Eigentumswohnungen, mittleren bis großen Anwesen sowie gewerblichen Immobilien tätig sein. Im Rahmen ihrer Bewirtschaftungsaufgaben wird sie eng und vertrauensvoll zusammen mit Eigentümern, Mietern und zahlreichen Dienstleistern zu arbeiten haben. Der Kurs, an welchem sie aktuell teilnimmt und welchen sie noch in diesem Jahr absolviert haben wird, vermittelt das breit gefächerte Wissen, das für ein souveränes Auftreten und Handeln erforderlich ist.

Es wurde beschrieben, wie Hausverwaltung einst ausgesehen hat. Insgesamt hatte sie einerseits die Nebenkostenabrechnung und andererseits (im Falles des Geschosswohnungsbaus) die alljährlich stattfindende Eigentümerversammlung zum Gegenstand.

All das gehört de facto der Vergangenheit an. Hausverwaltung wird heute aufgrund der Anforderungen seitens des Marktes und aufgrund der Auflagen seitens des Gesetzgebers (national und EU-weit) als eine hochkomplexe Dienstleistung definiert.

Hierzu gehören viele Marktanforderungen, Gesetzesänderungen und EU-Regularien. In der Folge seien einige Details beispielhaft wiedergegeben:

• Verordnung über die Berechnung und die Abwälzbarkeit von Nebenkosten auf den jeweiligen Nutzer einer Immobilie (eine tragende und weitreichende Frage betrifft den Fall, dass ein Eigentümer die Nennung bestimmter Nebenkosten im Miet- bzw. Pachtvertrag versäumt, in der Vergangenheit äußerst heikel)

• Zeitmietverträge (wie ein qualifizierter Zeitmietvertrag auszusehen hat und was ein Vermieter bei dessen Gestaltung alles zu beachten hat, weiß nur derjenige, der einen solchen Zeitmietvertrag aufgesetzt hat, aber nicht erfolgreich durchsetzen konnte)

• Energieausweis

• generell: Schadensbehebung (Schimmel)

• Risikomanagement, einfacher Diebstahl

• Kanalsystem, Risikominimierung

• Denkmalschutz

• Mietspiegel (Hand aufs Herz, würde sich jeder Hausverwalter zutrauen, die berühmten 20 % Mieterhöhung alle drei Jahre von den Mietern der ihm zur Verwaltung anvertrauten Mietobjekte bedenkenlos zu fordern, ohne ein Rechtsanwaltsschreiben der Gegenseite zu riskieren?)

• Gesetzesänderung zur Vermögensschadenhaftpflicht als Berufshaftpflicht (eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung bietet einem Versicherungsnehmer zusätzliche berufliche Absicherung für bestimmte beratende, prüfende, verwaltende, vollstreckende und gutachterliche Tätigkeiten; sie dient dazu, etwaige Schadenersatzansprüche von Kunden aus sogenannten echten Vermögensschäden abzusichern. Denn anders als bei Privatpersonen haften bestimmte Berufsgruppen (hauptsächlich aus dem Dienstleistungssektor) auch für reine Vermögensschäden bei einer Verletzung ihrer Sorgfaltspflicht.

Entsprechende Risikogruppen sollten demnach über einen geeigneten Versicherungsschutz verfügen, um sich vor hohen Regressforderungen ihrer Kunden zu schützen. In einigen Branchen benötigt man sogar zwingend eine Vermögensschadenhaftpflicht, um überhaupt eine Berufserlaubnis zu erhalten. Von den Versicherungsunternehmen wird eine Haftpflichtversicherung für echte Vermögensschäden als spezielle Berufshaftpflicht angeboten.)

• Darüber hinaus: Erfordernis zum Abschluss einer Vertrauensschadenhaftpflicht

• Dokumentationspflicht, Deutschland und EU (Verbraucherschutz, Risikorasterermittlung, Aufklärungspflicht)

• Ein weiteres großes Thema stellt die neue Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) dar, deren zweijährige Übergangsfrist am 25. Mai 2018 endet. Die Besonderheit dieser Verordnung besteht in den strengeren Datenschutzregelungen mit allen erforderlichen Nachweispflichten und den deutlich erhöhten Bußgeldern. Und sie gilt für Hausverwaltungen unabhängig von ihrer Beschäftigtenzahl. Des Weiteren sieht die Verordnung vor, dass die Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten gesondert abstellen müssen, welcher nicht Mitglied der Unternehmensleitung sein darf und dessen Aufgabenfeld nicht überwiegend die EDV ist.

• Die GroSe-Immobilien hat sich vorgenommen, mittel- bis langfristig das „papierlose Büro“ Wirklichkeit werden zu lassen. Durch die soeben wiedergegebene Verordnung über den Datenschutz drängt sich diese Entwicklung förmlich auf. Petra Grotelüschen-Serafim gibt vor, in den nächsten anderthalb Jahren sämtliche Kundendaten und sämtliche Objektdokumente digitalisiert zu haben. Dies bringt es mit sich, dass die Ordner mit den Kunden- und Objektdaten andernorts werden verschlossen aufbewahrt werden müssen.

• Im Allgemeinen entsteht der Eindruck der Überregulierung in diesem Marktsegment.

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